Cos'è la fattura elettronica
La fattura elettronica è una fattura in formato digitale strutturato (XML) che viene trasmessa obbligatoriamente attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. Non è semplicemente una fattura inviata via email o come PDF: è un documento in formato specifico che viene "vidimato" e recapitato dall'Agenzia stessa.
L'Italia è stato il primo Paese dell'UE a introdurre l'obbligo generalizzato di fatturazione elettronica B2B (tra imprese), dal 1° gennaio 2019, e ha successivamente esteso l'obbligo anche ai titolari di Partita IVA in regime forfettario e ai piccoli contribuenti a partire dal 2024.
Come funziona il Sistema di Interscambio
Il processo di emissione di una fattura elettronica segue questi passaggi:
- Il venditore/prestatore crea la fattura nel formato XML richiesto (FatturaPA per la PA, FatturaPR per i privati)
- Trasmette il file XML all'SDI — tramite software dedicato, il portale gratuito dell'Agenzia delle Entrate, o il proprio commercialista
- L'SDI verifica la correttezza formale del documento (formato, codice fiscale, Partita IVA)
- L'SDI recapita la fattura al destinatario tramite il suo codice destinatario o la sua PEC (Posta Elettronica Certificata)
- Il destinatario riceve la fattura nel proprio cassetto fiscale o nel software gestionale
L'intera traccia elettronica viene conservata dall'Agenzia delle Entrate, che ha accesso a tutte le fatture emesse e ricevute dai contribuenti italiani.
Chi è obbligato
La fatturazione elettronica è obbligatoria per:
- Tutti i titolari di Partita IVA in regime ordinario — dal 2019
- I titolari di Partita IVA in regime forfettario con ricavi superiori a €25.000 nel 2022 — dal luglio 2022
- Tutti i forfettari indipendentemente dal fatturato — dal 1° gennaio 2024
- Le operazioni con la Pubblica Amministrazione — dal 2014
Sono esonerati dalle fatture elettroniche i contribuenti in regime di vantaggio (ex contribuenti minimi, ormai residuali) e alcune categorie specifiche come i medici per prestazioni sanitarie.
Software e strumenti
Per emettere fatture elettroniche esistono diverse opzioni:
- Portale gratuito dell'Agenzia delle Entrate ("Fatture e Corrispettivi") — adeguato per volumi bassi, accessibile con SPID
- Software di fatturazione a pagamento — Fatture in Cloud, Aruba, Zucchetti, TeamSystem, ecc. Offrono funzionalità aggiuntive (scadenziari, prima nota, integrazione con la contabilità)
- Gestione tramite commercialista — molti studi gestiscono la fatturazione per conto dei clienti come parte del servizio ordinario
Conservazione digitale
Le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni, in formato digitale, rispettando le norme sulla conservazione sostitutiva. Chi usa il portale dell'Agenzia delle Entrate ha accesso alle proprie fatture nel cassetto fiscale per 10 anni. Chi usa software di terze parti deve assicurarsi che il servizio offra la conservazione sostitutiva a norma.
Fatturazione elettronica e regime forfettario
Dal 2024 i forfettari devono emettere fatture elettroniche come tutti gli altri. La principale differenza rispetto ai contribuenti ordinari: le fatture forfettarie non devono esporre l'IVA (il regime ne è esente) e devono riportare la dicitura "Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, comma 54-89, Legge 190/2014 - Regime Forfetario. Operazione senza addebito di IVA."