Aprire la partita IVA e pagare le tasse in Italia: guida 2025 per expat

Avviare e gestire un’attività come libero professionista in Italia può essere gratificante e complesso al tempo stesso, soprattutto per gli expat che non conoscono il panorama fiscale locale. Questa guida aggiornata al 2025 offre una panoramica pratica e passo passo, dalla registrazione alla scelta del regime fiscale, passando per fatturazione, dichiarazioni e ottimizzazione delle deduzioni, tutto pensato per i professionisti internazionali e i nuovi residenti in Italia.

1. Aprire la partita IVA

• Partita IVA: chiunque svolga in modo abituale un’attività autonoma o professionale retribuita in Italia deve aprire una partita IVA. Le prestazioni occasionali o una tantum sono di norma escluse.
• Dove iscriversi: la richiesta va presentata all’Agenzia delle Entrate con il modello AA9/12, scegliendo il codice ATECO (classificazione dell’attività) più adatto al proprio lavoro.
• Adempimenti aggiuntivi:
  • INPS: l’iscrizione è obbligatoria per quasi tutti i liberi professionisti. Alcune professioni regolamentate (come avvocati, medici, ingegneri) hanno casse previdenziali proprie.
  • Per le professioni non regolamentate: è richiesta solo l’iscrizione all’Agenzia delle Entrate e all’INPS.
  • Le ditte individuali devono iscriversi anche alla Camera di Commercio.
• Cosa serve: passaporto o documento d’identità, codice fiscale italiano e permesso di soggiorno, se applicabile.

2. Scegliere il regime fiscale più adatto

I due principali regimi fiscali per i liberi professionisti persone fisiche in Italia sono:

Regime forfettario

• Imposta sostitutiva: 5% per i primi cinque anni, poi 15%.
• Si applica a una quota del fatturato determinata dal codice ATECO.
• Limite di ricavi: 85.000 € annui; può anche avere fino a 35.000 € di altri redditi (lavoro dipendente o pensione).
• Nessuna IVA applicata in fattura (operazione esente IVA).
• Non è possibile dedurre le spese effettive; si applica automaticamente una deduzione forfettaria dei costi. Restano applicabili alcune deduzioni personali, familiari o previdenziali.
• Adempimenti semplificati, è il percorso più rapido di conformità per la maggior parte dei nuovi liberi professionisti ed expat.

Regime ordinario

• Imposta sul reddito progressiva: 23% fino a 28.000 €, 35% fino a 50.000 €, 43% oltre.
• Applica l’IVA (di norma al 22%) sulle vendite e deduce l’IVA sugli acquisti ammessi.
• Può dedurre le spese documentate inerenti all’attività dal reddito imponibile.
• Richiede una contabilità più dettagliata e maggiori obblighi dichiarativi.

La scelta del regime migliore dipende dal fatturato atteso, dalle spese sostenute e dal rispetto dei requisiti per il forfettario. Molti nuovi expat preferiscono il forfettario per la semplicità e il risparmio fiscale, ma è bene verificare ogni anno di continuare a rispettarne i requisiti.

3. Tenuta dei registri e fatturazione

Conservazione dei documenti

• Anche in regime forfettario, conservi copia di tutte le fatture emesse e ricevute, e documenti tutti gli incassi e i pagamenti.
• I documenti delle spese sono cruciali in regime ordinario. I pagamenti devono essere tracciabili (bonifico, carta); i contanti di norma non sono deducibili.
• Tutta la documentazione fiscale deve essere conservata per almeno cinque anni.

Obblighi di fatturazione

• Le fatture in regime forfettario devono riportare: “Operazione effettuata ai sensi dell’art. 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014 — Regime forfettario”, e indicare che non è applicata l’IVA.
• Per i clienti transfrontalieri nell’UE, indichi entrambe le partite IVA se entrambe le parti sono soggetti IVA.
• Il sistema di fattura elettronica è oggi disponibile per tutti i liberi professionisti, indipendentemente dall’importo, rendendo più semplice la conformità per il lavoro da remoto e i servizi digitali.

Note sull’IVA

• Forfettario: non si applica né si recupera l’IVA; non è possibile chiedere a credito l’IVA sulle spese.
• Regime ordinario: deve applicare l’IVA sulle fatture, presentare le dichiarazioni IVA annuali e trimestrali e tenere registri IVA dettagliati.

4. Presentazione delle dichiarazioni e conformità

• Dichiarazione annuale: presenti il Modello Redditi PF entro la scadenza prevista (di norma tra giugno e luglio). Se è iscritto all’IVA, la dichiarazione IVA annuale scade ad aprile.
• Contributi previdenziali:
  • Si iscriva e versi i contributi all’INPS (o alla cassa professionale di categoria, se applicabile).
  • I nuovi titolari di partita IVA beneficiano di una riduzione del 50% dei contributi previdenziali per i primi tre anni, portando i contributi minimi annui a circa 2.200 €.
  • I contributi sono spesso versati in acconto sulla base dell’ultima dichiarazione, con un successivo conguaglio.
• Altri adempimenti e versamenti:
  • Per le professioni regolamentate, resti iscritto al Suo albo professionale.
  • Le ditte individuali devono versare il diritto annuale alla Camera di Commercio, di norma intorno ai 200 €/anno per i piccoli fatturati.

5. Deduzioni e consigli sulle spese

Per il regime forfettario

• Non può dettagliare le deduzioni; tutti i costi dell’attività sono calcolati automaticamente a una percentuale fissa tramite il codice ATECO.
• Può comunque richiedere alcune deduzioni extra-attività, come i contributi previdenziali e le deduzioni familiari.

Per il regime ordinario

• Può dedurre tutte le spese documentate e tracciabili inerenti all’attività, incluse attrezzature, trasferte di lavoro, affitto dell’ufficio, servizi professionali (commercialista) e alcune spese di rappresentanza (gli omaggi aziendali devono essere pienamente tracciabili).
• Conservi sempre backup digitali e organizzi fatture e ricevute con cura.

6. Consigli ed esperienze per gli expat

• Valuti di rivolgersi a un commercialista per i modelli fiscali e la conformità. Per la maggior parte degli expat, questo semplifica la dichiarazione e riduce il rischio di errori.
• Se sta per trasferirsi in Italia, si informi sui regimi speciali come il regime degli impatriati, che può ridurre il reddito imponibile per cinque anni.
• Monitori i limiti annuali se percepisce redditi aggiuntivi da lavoro dipendente o pensione, poiché potrebbero influire sulla Sua permanenza nel forfettario.
• Apra la partita IVA e si iscriva all’INPS non appena inizia l’attività autonoma, e segni a calendario tutte le scadenze fiscali annuali per evitare sanzioni.
• Conservi in sicurezza tutti i documenti fiscali e la corrispondenza per almeno cinque anni in caso di controlli.

Avvertenze e limiti importanti

• La normativa fiscale e d’impresa italiana può cambiare ogni anno: verifichi sempre i requisiti o si rivolga a un professionista prima di prendere decisioni.
• I requisiti relativi al visto o al permesso di soggiorno sono distinti dagli obblighi fiscali. Si assicuri di avere lo status di immigrazione corretto per lavorare come libero professionista in Italia.
• Questa guida non copre la costituzione di società, che richiede procedure e obblighi differenti.

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